Образец сопроводительного письма к акту сверки
Dating > Образец сопроводительного письма к акту сверки
Download links: → Образец сопроводительного письма к акту сверки → Образец сопроводительного письма к акту сверки
Что такое акт сверки Документ, показывающий расчеты двух компаний за определенный период, называется актом сверки взаиморасчетов. При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым заявлением в суд. Отправление документов обычно происходит одновременно с «предъявкой», — до 10 числа следующего месяца. Иначе письмо потеряет юридическую силу. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки. Это называется формированием «единого» бланка. Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Составьте акт сверки в бухгалтерской программе. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Составные части Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки.
Актом сверки взаиморасчетов называют бухгалтерский документ, который составляется контрагентами за определенный период и отражает состояние расчетов. Несмотря на то, что обязанность составления этого документа не закреплена на законодательном уровне, сотрудничая между собой, организации редко обходятся без него. Акт сверки способен обнаружить ошибки бухучета и является весомым доказательством в судебных спорах. Судебные тяжбы, связанные с задолженностями по обязательствам, встречаются при сотрудничестве организаций повсеместно. Если данные по задолженности не совпадают, может составляться протокол разногласий. Этот акт позволяет акцентировать внимание на предмете спора. Протокол разногласий, как и акт сверки, не обязателен, однако существенно упрощает разрешение спорных ситуаций. Назначение документа Неотъемлемой частью любого протокола разногласий является акт сверки. Протокол заполняется на основе акта сверки и содержит информацию, отраженную там. Акт сверки же необходим для соблюдения учета при долгосрочном сотрудничестве контрагентов. Составление этого документа может проводиться как в конце года, так и за меньшие промежутки времени. Составление акта сверки в конце года позволяет упростить ежегодную инвентаризацию и помогает начать новый год без задолженностей. Нормативные акты Форма акта сверки взаиморасчетов и протокола разногласий к нему является неунифицированной и разрабатывается предприятием исходя из собственных требований. Однако, акт сверки и протокол разногласий должны оформляться таким образом, чтобы при возникновении судебных разбирательств они могли служить доказательством нарушения обязательств одной из сторон. Как правильно составить При составлении акта сверки необходимо учесть выполнение обязательств по договору, а также верность фигурирующих в бухгалтерском учете сумм. Для подготовки сверки необходимы первичные бухгалтерские документы, такие как договора, счета-фактуры, товарные накладные. Основой документа является таблица с расчетными сведениями. Левая часть отражает данные организации составителя, правая часть — данные контрагента. Каждая из сторон заполняет номер операции, ее наименование, а также дебет и кредит по ней. Последней строкой обозначаются обороты за период и конечное сальдо на дату составления. Если разногласий по составлению акта сверки не возникает, и суммы сальдо конечного в обеих частях таблицы соответствуют друг другу, акт подписывается и передается стороне, инициировавшей подписание. При возникновении споров составляется протокол разногласий, с указанием спорных моментов. Как определяется сальдо конечное Сальдо — это не что иное, как разность между дебетом и кредитом. Сальдо рассчитывается за определенный промежуток времени. Различают входящее сальдо, сальдо за период и конечное сальдо. Конечное сальдо содержит информацию о разности дебета и кредита на окончание периода. Конечное сальдо определяется как сумма остатка по счету на начало периода и оборотов за определенный период. Универсальная формула для расчета: То, какой знак будет стоять перед начальным сальдо, зависит от его нахождения в таблице. Если начальное сальдо в дебете, у него должно быть положительное значение, если в кредите — отрицательное. Что заполняется в графах дебет и кредит В поле кредит таблицы акта сверки взаиморасчетов заполняются сведения об оплате товаров или услуг. Ситуации, когда организация-составитель акта сверки имеет дебетовое сальдо с положительной суммой, означают, что часть работ или товаров остались неоплаченными. В тех случаях, когда существует сальдо кредитовое, наоборот, проявляется задолженность перед покупателем, то есть услуг предоставлено меньше, чем было за них заплачено. Сопроводительная документация При отправке акта сверки взаиморасчетов одного контрагента другому, нередко прикладывается сопроводительное письмо. В письме указывается просьба подписать акт сверки и вернуть его по почте на указанный адрес. Кроме этого указывается способ урегулирования разногласий. Как правило, сопроводительное письмо имеет похожее содержание: «ООО «Компания» направляет ООО «Партнер» акт сверки взаиморасчетов по состоянию на 20. Просим Вас подписать и отправить по электронной почте сканированный документ не позднее 25. При наличии разногласий просим составить протокол разногласий». Протокол разногласий Любой акт сверки под таблицей расчетов имеет похожую запись: «По данным ООО «Компания», на 20. В том случае если контрагент ООО «Компания» согласен с этой задолженностью, он ставит свою подпись и возвращает документ отправителю. Если после заполнения таблицы акта сверки у ООО «Партнер» имеются отличные записи, он также должен отразить их под таблицей: «По данным ООО «Партнер», на 20. Для того чтобы акцентировать внимание на отличиях сведений для той или иной операции, несогласная сторона может составить протокол разногласий, указав в нем пункт акта сверки, который ставится под сомнение. Пример заполнения Протокол разногласий к акту сверки не имеет унифицированной формы и заполняется по желанию организации. Обычно протокол разногласий, подписанный руководителем и главным бухгалтером, выглядит следующим образом: «20. Рассмотрев указанный документ, выражаем несогласие по следующим пунктам. В качестве доказательства произведенной не в полном размере оплаты служат подтверждающие документы, например, выписка с расчетного счета. Нюансы подписания В связи с тем, что акт сверки не является первичным бухгалтерским документом, обязанность по его подписанию законодательно не закреплена. Следовательно, контрагент может проигнорировать просьбу о проведении сверки. Однако, если в договоре о сотрудничестве такая обязанность прописывается, подписание акта сверки должно производиться в соответствии с требованиями. Кроме самого факта сверки взаимных расчетов, в договорах могут отражаться сроки и ответственность за несвоевременное исполнение обязательств. В любом случае, если один из партнеров не подписывает акт сверки, и имеется задолженность, следует обращаться с исковым заявлением в суд. Главное, чтобы дебиторская задолженность была обоснована первичными документами. Фрагмент семинара относительно акта разногласий представлен ниже. Copyright 2017 - ЗнайБизнес. Ру Портал для предпринимателей Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт. Связанные с актом сверки сроки и сопроводительное письмо к нему Такой документ, как сопроводительное письмо к акту сверки, в первую очередь, является необходимой нормой делового этикета. Порочная практика передачи документов нарочным явно показывает неэффективность доставки, исключает официальную регистрацию. Как следствие, документ до руководства хозяйствующего субъекта просто не доходит, чем пользуются заядлые неисполнители контрактов. Наличие сопроводительного письма обеспечивает исполнителю акта сверки фиксацию даты отправки и содержание отправления. По обращению всегда можно отследить, когда контрагенту было выслано уведомление о необходимости подтвердить имеющуюся задолженность ил отсутствие таковой. Письмо всегда можно приложить к пакету документов, отправляемых вместе с иском в суд или представить проверяющим. Это быстро и бесплатно! Что такое сопроводительное письмо к акту сверки Понятие и суть Большинство бухгалтерий до сих пор используют прикрепительные талоны, на которых указана просьба возврата в определенный срок отосланного документа. Практика взаимоотношений юридических лиц показывает, что такая методика работает только для некоторых организаций, в которых у бухгалтеров «есть время» на работу с актами сверок. Для того чтобы в директивном порядке обеспечить возврат бухгалтерских документов, следует оформлять сопроводительное письмо. В идеале лучше всего использовать фирменный бланк организации. В таком случае упрощается оформление самого письма, на котором уже будут реквизиты отправителя. Образец заполнения сопроводительного письма к АС Рекомендуем к прочтению: Сроки для представления Действующим законодательством не предусматривается ни форма акта сверки, ни сроки его исполнения. При грамотном оформлении хозяйственного договора стороны стараются указывать необходимость его исполнения, а также сроки проведения проверки данных. На сегодня фактически контрагенты не имеют обязанности подписывать или возвращать акты сверок. По этой причине срок для возврата подписанных документов обычно указывается в сопроводительном письме. График предоставления За утверждение плана отработки актов сверок на предприятии утверждается главным бухгалтером, после чего принятые обязательства отражаются в учетной политике. Исходными данными для разработки графика являются частота проверок организации, запросов от налоговой инспекции и объем исходящих исков. Отправление документов обычно происходит одновременно с «предъявкой», — до 10 числа следующего месяца. Совсем по-другому развиваются события, когда предстоит сверка с налоговой инспекцией. Сроки хранения АС Для определения продолжительности хранения инвентаризационных документов обращаются к норме Закона 129 от 2001 года. Согласно пункта 163 специального перечня, для актов сверок устанавливается период нахождения в архиве организации не свыше 5 лет. При этом не значит, что этот срок отсчитывается с момента издания документа. Начало периода следует определять как крайнюю дату его действия например, по сентябрь 2016 или дату обревизования. Срок исковой давности При невыполнении какой-либо стороной хозяйственного договора своих обязательств, акт сверки направляется в суд в составе пакет документов к иску. При этом считается, что сам акт служить основанием для истребования долга не может, поскольку отсутствие утвержденной формы делает его лишь косвенным основанием для взыскания. В практике хозяйствующих субъектов нередко акт сверки используется как средство пролонгации срока исковой давности. Правда, для этого надо будет добиться от своего контрагента подписания документа. С этого момента будет считаться, что оппонент признает свой долг, срок исковой давности в 3 года прервется и начнет исчисляться заново. Особенности заполнения формы акта сверки К формированию акта сверки взаимных расчетов нет единых требований. Но существуют определенные нюансы оформления. Какие особенности нужно учесть при заполнении акта сверки? Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов? Законодательно не установлено обязанности составления данного документа. Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета. Кроме того именно акт сверки расчетов выступает признанием задолженности со стороны контрагента. При этом на день подписания данного документа прерывается срок исковой давности, и отсчет его начинается заново. Требования к заполнению акта сверки носят исключительно рекомендательный характер. Каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму акта. Но для того чтобы данный документ обладал юридической силой необходимо соблюдать некоторые аспекты. Прежде всего, акт должен содержать сведения, позволяющие точно идентифицировать стороны сделки, свершенные операции, период сверки и показатели хозяйствования. Важной особенностью является соблюдение требований, относящихся к первичной документации. Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет. Что это такое Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны. Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации. Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация? Составляет акт сверки любая из партнерствующих организаций, пожелавшая проверить точность расчетов. При этом выявляется задолженность в пользу поставщика или покупателя либо отсутствие оной. Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета. Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки. Для чего он нужен Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве. Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде. Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной инвентаризации, что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год. Соблюсти актуальность актов сверки не сложно. Достаточно начать составление таких актов с самого начала сотрудничества, а затем составлять его за каждый период от даты подписания последнего акта. Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью. В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена. Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей учетной политике. Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации. Но, по мнению ФНС, акт сверки не является первичным документом, поскольку не оказывает влияние на финансовое состояние партнеров, а всего лишь констатирует уже свершенные факты. В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций. Рекомендуем к прочтению: В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов. При сверке расчетов с контрагентами, поставщиками и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета. Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами. То есть при сверке расчетов проверить нужно: Осуществляют сверку на основании договоров, счетов, накладных, счетов-фактур и иной первичной документации. Данные документов сравниваются с данными, отраженными на бухгалтерских счетах. При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя. При этом предусматривается четыре столбца — для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки. Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки. При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки. Что такое сальдо конечное Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту. Как уточнить реквизиты платежного поручения в 2016 году, читайте здесь. Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток. При этом используются такие показатели как: Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны. Универсальная формула нахождения конечного сальдо выглядит так: Дебет и кредит Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом. При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация — Дт62 Кт90. По кредиту отражается оплата реализованного товара — Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено. При кредитовом сальдо наоборот — покупатель заплатил больше, чем получил продукции. В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление — Дт41, 19 Кт60. То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, оказание услуг и т. В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты. При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым заявлением в суд. Доказательством становятся первичные документы и данные учета. В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником. Видео: акт сверки с поставщиком Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации. Образец сопроводительного письма При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо. При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы накладные, счета-фактуры, акты и прочее. При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным» +7 812 467-32-84 Санкт-Петербург Это быстро и бесплатно! Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств. Составление протокола разногласий При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. Протокол разногласия может являться частью самого акта. Если контрагент согласен, то он просто ставит свою подпись. В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога. Рекомендуем к прочтению: Далее можно вписать заголовок «Разногласия» и указать, какие именно данные не отображены партнером с указанием на соответствующие документы. Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода. Как выглядит образец платежного поручения на штраф в налоговую в 2016 году, читайте здесь. Как выглядит бланк платежного поручения, смотрите здесь. Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру. При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных. Пример заполнения Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме. Следует заметить, что обязанность подписания акта сверки контрагентом законодательно не закреплена. Партнер может отказаться от сверки расчетов. Поэтому факт применения акта сверки в процессе сотрудничества следует обговорить на начальном этапе, закрепив условие в договоре. Также следует оговорить сроки подписания акта. В этом случае отказ и несвоевременное подписание акта становятся нарушением условий договора. Возникновение задолженности перед ФНС обуславливают разные причины. Не всегда виноват плательщик. Во избежание неприятных сюрпризов не следует игнорировать процесс сверки. Как в 2017 году выгляди акт сверки с налоговыми органами? Точно знать состояние собственных расчетов с бюджетом крайне важно. Практически неотъемлемой частью сотрудничества двух организаций является акт сверки взаиморасчетов. С его помощью выявляются задолженности и предотвращаются ошибки учета. Можно ли акт сверки заполнить онлайн и как это сделать? Акт сверки по взаимным расчетам составляется в двух экземплярах, которые надлежит передать. Обязанностью страхователя является уплата взносов в ПФР. Периодически требуется сверять с фондом данные во избежание недоимок. Как в 2017 году выглядит образец акта сверки с Пенсионным Фондом и на каком основании он создается? Уверенность страхователя в верности расчетов с ПФР и отсутствии недоимок обеспечивается. В статье будут раскрыты главные моменты, касающиеся акта сверки. Что представляет собой документ, каково его назначение, и кто обязан его составлять — далее. СодержаниеОбщие аспекты Кто может подписывать акт сверки Часто задаваемые вопросы Акт сверки является бухгалтерским документом, который контролирует процесс. Сегодня все без исключения работодатели должны делать определенные отчисления в специальные фонды. Одним из таких государственных внебюджетных фондов является Фонд социального страхования. Для проведения оплаты взносов в данное учреждение необходимо будет формировать специальную отчетную документацию. Финансовая отчетность составляется всеми без исключения коммерческими предприятия, предпринимателями, а также в некоторых случаях и физическими лицами. Именно поэтому важно заранее ознакомиться со всеми нюансами её формирования. Существует определенный перечень специальных актов, которые документально подтверждают. Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки. Актуальным и правильным сей документ признается лишь при надлежащем оформлении. Как акт сверки взаиморасчетов заполнить верно? Акт сверки взаиморасчетов не относится к числу первичных документов. Пишем сопроводительное письмо к акту сверки Смотрите также: Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — это документ деловой этики. Письмо не является обязательным документом и не имеет установленной формы, однако его наличие является хорошим тоном, способствует формированию положительного имиджа компании и определяет ответственное лицо со стороны контрагента. Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам. Для чего нужен образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами. Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота. Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно. Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента. Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, — плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя. Как составить Лучше всего, если образец сопроводительного письма к акту сверки будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму. В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером. Материалы по теме Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению Текст может быть примерно следующий. Материалы по теме Как правильно написать сопроводительное письмо к документам Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям. Как направить в электронном виде Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате. Второй вариант допустим в случаях, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота. Обычно такой обмен осуществляется между бухгалтерами организаций и несет функцию контроля документооборота. Перед годовым отчетом подписание актов сверок является обязательным, и уместнее направить сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, вложением как в первом варианте. Однако, если возникнет необходимость доказать в суде факт задолженности партнера по бизнесу, то такой документ может быть использован в качестве дополнительного свидетельства. Кроме того, поскольку началом срока исковой давности принято считать день подписания акта, то данная деловая бумага может увеличить срок исковой давности. Как видим, АС нельзя назвать простой формальностью: в определенных случаях он может быть использован как рычаг правового воздействия на партнера. Однако документ становится таким инструментом только в том случае, если он правильно составлен и оформлен. Обо всех нюансах этой процедуры будет рассказано далее. Акт сверки: основные моменты Взаимные расчеты между двумя деловыми партнерами производятся на любой стадии сотрудничества. Это может быть элементарная поставка товаров, оказание услуг, выполнение работ одной стороной и оплата данных операций другой. Естественно, что любая хозяйственная операция подтверждается и оформляется первичной документаций - накладными, чеками и т. Каждая сторона ведет на основе этой документации бухгалтерский учет. Однако наличие одной, даже незначительной, ошибки в расчете может существенным образом исказить учет. Несоответствия и расхождения в учетных ведомостях каждой организации-партнера со временем могут привести к образованию задолженностей и разного рода неучтенных выплат. В этом и заключается основная функция АС - на ранней стадии выявить расхождения и ошибки в расчетах каждой стороны. Сама процедура сверки достаточно проста. Одна из сторон дает указание другой сопоставить свой собственный учет с учетом партнера. Если факт расхождения установлен, то об этом составляется акт, о котором мы подробно расскажем далее, и вся первичная документация партнеров подвергается проверке. Что такое акт сверки Документ, показывающий расчеты двух компаний за определенный период, называется актом сверки взаиморасчетов. Данные, представленные в учетном документе одной компании, должны соответствовать данным, представленным в документе другой. В случае обнаружения несоответствия, они фиксируются в АС. Современным законодательством не установлена единая стандартная форма АС. Каждая компания должна сама разработать форму данного документа и утвердить ее локальным нормативным актом. Если имеется задолженность, и ваши партнеры признают это, они подписывают АС. Выше уже было сказано о том, что данный акт влияет на определение срока давности. Остановимся подробнее на этом вопросе. Обычно срок давности исчисляется с момента оформления первичных документов, подтверждающих производство той или иной хозяйственной операции. Однако составление АС прерывает этот срок, и он начинает отсчитываться заново - с даты подписания данного документа. Данный акт имеет юридическую силу только в том случае, если в нем присутствуют все необходимые компоненты: реквизиты сторон, указан точный период сверки, перечислены все совершенные операции и расчеты. Не смотря на то, что стандартной формы АС не существует, наличие некоторых реквизитов в нем является залогом того, что его можно будет эффективно использовать как инструмент разрешения споров. Право подписи АС имеют должностные лица - главный бухгалтер и руководитель организации. Если при составлении акта компанию представляет главный бухгалтер, то он должен иметь доверенность на право первой подписи. При этом важно иметь в виду, что только наличие подписи генерального директора наделяет данную бумагу юридической силой. Процедура проведения сверки и составления акта заключается в проверке ряда расчетов: по выданным авансам; по принятым обязательствам. В том случае, если компании не ведут имущественный спор, то сверка может является чисто технической процедурой. Она может быть проведена по одной конкретной хозяйственной операции, а может касаться целого периода деловых взаимоотношений между компаниями-партнерами. Иногда возникают ситуации, когда процедура составления АС совершается регулярно. Так бывает при постоянном сотрудничестве с одним и тем же поставщиком или получателем товара, государственным фондом и т. Компании-партнеры вправе самостоятельно устанавливать периодичность составления АС. Он может составляться ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. Во всех случаях в тексте акта должна содержаться информация обо всех финансовых операциях выбранного периода сверки. Уровень детализации сверки также определяется партнерами. Это может уровень товара одного наименования, одной поставки, одного контракта. Как правило, сверка проводится одновременно с ежегодной инвентаризацией. Любые расхождения в учетных документах обеих компаний должны стать поводом для составления АС. Бывает так, что задолженность выявляется после того, как предприятие партнера было ликвидировано в силу каких-либо причин например, банкротства. Заполнение акта сверки документов Как уже было отмечено выше, оформление АС осуществляется в свободной форме. Все данные АС должны быть проверены на соответствие счетам-фактурам. Данные взаиморасчетов должны полностью совпадать. Любые расхождения фиксируются в конце акта. Для внутреннего документооборота обеих компаний-партнеров достаточно АС, подписанного главными бухгалтерами. Для судебных органов юридической силой будут обладать только акты, подписанные генеральными директорами обеих фирм. Как проверять акт сверки Не смотря на то, что единой формы составления АС не существует, есть ряд позиций в данном документе, наличие которые следует проверить: Акт должен иметь заголовок В АС должна быть указана дата его составления и приведены полные названия обеих сторон. В акте должна содержаться информация о должностных сотрудниках. В документе должны содержаться данные об ответственных за его составление и удостоверение. Данные, составляющие основную часть АС, распределяются по договорам. В целом, во избежание ошибок, при составлении акта следует ориентироваться на правила составления и оформления первичной документации. В частности, это относится к оформлению обязательных реквизитов первичных документов. Сама форма составления АС, конечно, может быть любой. Но практика делопроизводства многих компаний подтвердила эффективность и удобство следующей структуры документа. Первая часть АС является вступительной. В ней даются основные реквизиты. Вторая часть является основной. В ней приводятся все данные по выбранному периоду сверки. Это может быть перечень документов в хронологическом порядке. В некоторых случаях делается указания на характер транзакции - перевод средств, приобретение товара, продажа ценностей. Сопроводительное письмо по акту сверки Основу сопроводительного письма по АС составит перечень приложений. Само содержание письма представляет собой короткий текст, который состоит из двух частей: Сообщение о направлении акта сверки. Далее следует указать цель вашего письма: Просьба об своевременном ответе по акту. Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны будут следующие слова и выражения: «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки.
Last updated
